Tips voor een effectieve vergadering

Vergaderingen zijn niet altijd iedereens favoriet. Toch is er een vergadering met een reden en is het de kans om gezamenlijk met alle betrokkenen een duidelijke weekplanning, projectstart of andere belangrijke bespreking te hebben. Daarom ga ik het vandaag hebben over tips voor een effectieve vergadering. 

Vergaderlocatie

Er zijn genoeg hotels, kantoorpanden en andere bedrijven die een vergaderlocatie aanbieden. Een andere locatie dan het kantoor waar je dagelijks op zit kan zorgen voor nieuwe inspiratie en een effectieve vergadering. Daarnaast kan er op bepaalde locaties zelfs gezorgd worden voor een goede catering zodat jullie de hele dag door kunnen. Of het nou een vergaderlocatie Apeldoorn, Amsterdam, Utrecht, Maastricht of een andere stad of dorp is, overal zijn wel leuke plekken om eens uit het ‘normale’ kantoor te stappen voor een vergadering. 

Vergaderfrequentie

Elke dag drie uur vergaderen, daar zit niemand op te wachten en laten we eerlijk zijn: is dit wel effectief te noemen? Spreek met het personeel een bepaalde dag in de maand, twee maanden of heen kwartaal af waarin alles besproken wordt voor de aankomende periode. Zo krijgt iedereen de tijd om de actiepunten ook daadwerkelijk uit te voeren en de resultaten ervan te kunnen evalueren bij de volgende bespreking. Zo voorkom je verloren tijd en saaie vergaderingen. 

Doel

Voor vele is het vervelend om een vergadering in te gaan zonder eigenlijk te weten waar het precies over gaat. Je kunt je niet voorbereiden en wordt verrast door het thema. Het is dan ook belangrijk om een duidelijk doel te hebben voor de vergadering. Een slimme tip hierbij is om een agenda op te stellen met alle punten waarover vergaderd moet worden. Deel dit vooraf met alle betrokkenen zodat iedereen goed voorbereid en met de juiste kennis en vragen de vergadering instapt. 

Notuleren

Om ervoor te zorgen dat alle punten van de vergadering ook erna nog onthouden zijn, is het een goede tip om een notulist aan te wijzen. De notulist heeft als taak de agendapunten bij te houden en te zorgen dat deze allemaal besproken worden. Daarnaast is de belangrijkste taak van een notulist om te notuleren. Schrijf alle actiepunten op en deel dit na afloop van de vergadering met alle betrokkenen. 

Vergaderen is en blijft een puntje wat niet voor iedereen altijd een favoriet is, maar toch is het een belangrijke manier om belangrijke punten te bespreken met alle betrokkenen. Ga daarom vooral opzoek naar manieren om vergaderen enigszins ‘leuk’ te maken, zodat elke vergadering ook daadwerkelijk effect heeft.